Mars 2023

En ny anvisning för bevarande och gallring av loggar började gälla den 22 februari 2023 och kan även användas retroaktivt. Anvisningen utgår från loggarnas syfte snarare än deras benämning och innehåller beskrivningar av användningsområden för olika typer av loggar och dess informationsinnehåll.

För en del typer av loggar ges myndigheter möjlighet att själva bedöma om en eventuell förlängning av gallringsfristen är aktuell, bland annat med hänsyn till preskriberingstider för vissa brott. 

Vid frågor och synpunkter rörande bevarande- och gallringsplanen för loggar, hör gärna av er till tillsynsarkivarie Therése Almsätter som är ansvarig förvaltare av planen. 

I Nyhetsbrev 4 2022 skrev vi om den uppdaterade bevarande- och gallringsplanen för information inom forskningsverksamhet. Planen beslutades i december och gäller från och med 1 februari 2023. Den uppdaterade planens innehåll är även sökbart i vår sökfunktion för bevarande- och gallringsregler.

Reglerna för bevarande och gallring har uppdaterats med anledning av bland annat nya råd på området. De dubbla gallringsfristerna, sju och tio år, har tagits bort och ersatts med en gallringsfrist på endast sju år som kan tillämpas retroaktivt. Den uppdaterade anvisningen innehåller också ändrade regler om gallring efter skanning.

Dessutom har några handlingstyper som saknades i den föregående anvisningen lagts till och några har tagits bort. Textavsnitt rörande riskbedömning vid gallring har lagts till i planen. Utöver detta har mindre ändringar i sak och justering av språk och layout gjorts.

Myndigheter inom regionen har framfört önskemål om att få gallra kvarvarande pappersunderlag till handlingar som har skannats in i endast 200 ppi. Regionarkivet har tagit ett beslut om att gallring av dessa pappersunderlag får ske under förutsättning att varje myndighet skickar in ett samrådsärende till Regionarkivet. I samrådsärendet ska det framgå att handlingarna i 200 ppi har skannats in i system. Myndigheterna ska också intyga att senast från och med 1 januari 2026 kommer all skanning av handlingar som ska bevaras att utföras i minst 300 ppi. 

Beslutet "Gallring av pappersunderlag avseende handlingar som ska bevaras och som har skannats in i system" har skickats ut till regionens centrala registratorsadresser, arkivansvariga och arkivarier. Det går även bra att kontakta Regionarkivet och uppge diarienummer ARK 2023/46 för att få ta del av beslutet.

Information angående samrådsärenden för gemensamma system har inte alltid nått berörda myndigheter inom regionen. Därför kommer Regionarkivet skicka de samrådsärenden (för kännedom) som avser både införande och gallring av gemensamma system till alla centrala registratorsadresser för de myndigheter som är berörda.

Regionarkivet kommer att ge kursen om informationshantering och arkiv vid ett tillfälle senare i vår. Kursen riktar sig till både arkivredogörare och arkivansvariga. Under halvdagsutbildningen får du grundläggande och övergripande kunskaper om offentlighet och sekretess samt hantering av information och arkivvård. Håll utkik efter det nya datumet på Regionarkivets webbplats.

Regionarkivet

Telefon: 08-123 188 00, tisdag, onsdag och torsdag 9:30-10:30

Beställning ur arkiv sker via våra e-tjänster som är
ett säkert och snabbt sätt att beställa på.